CONTOH LAPORAN STUDY LAPANGAN PENGOLAHAN ARSIP DESA GUNUNGSARI

LAPORAN STUDY LAPANGAN

PENGOLAHAN ARSIP DESA GUNUNGSARI

Disusun guna memenuhi tugas Kearsipan

Pembimbing Ibu Lena dwi septeri S.pd

Di susun oleh:

Desi widyawati(03)

SMK PANCASILA 6 JATISRONO

TAHUN PENGAJARAN 2012/2013

MOTTO

Ø  Seorang pria sudah setengah jatuh cinta kepada wanita yang mau mendengarkan omongannya dengan penuh perhatian.

Ø  Marah itu gampang. Tapi marah kepada siapa, dengan kadar kemarahan yang pas, pada saat dan tujuan yang tepat, serta dengan cara yang benar itu yang sulit.

Ø  Kesakitan membuat anda berpikir. Pikiran membuat anda bijaksana. Kebijaksanaan membuat kita bisa bertahan dalam hidup.

Ø  Bakat terbentuk dalam gelombang kesunyian, watak terbentuk dalam riak besar kehidupan.

Ø  Secara teoritis saya meyakini hidup harus dinikmati, tapi kenyataannya justru sebaliknya – karena tak semuanya mudah dinikmati.

Ø  Orang yang menginginkan impiannya menjadi kenyataan, harus menjaga diri agar tidak tertidur.

Ø  Jangan pernah melupakan apa pun yang dikatakan seseorang ketika ia marah, karena akan seperti itu pulalah perlakuannya pada anda.

Ø  Keberhasilan adalah kemampuan untuk melewati dan mengatasi dari satu kegagalan ke kegagalan berikutnya tanpa kehilangan semangat.

Ø  Bila anda ingin bahagia, buatlah tujuan yang bisa mengendalikan pikiran, melepaskan tenaga, serta mengilhami harapan anda.

PERSEMBAHAN

Laporan  ini penyusun persembahkan kepada:

1.           Kepala sekolah smk pancasila 6 jatisrono

2.           Ibu lena selaku pembimbing.

3.           Bp/ibu guru. Smk pancasila 6 jatisrono

4.           Orang tua yang selalu mendukung.

5.           Para pembaca yang budiman

KATA PENGANTAR

            Puji syukur penulis panjatkan kepada allah swt karena atas berkat dan rahmat-Nya,penyusun dapat menyelesaikan laporan study lapangan ini dengan judul” Pengelolaan Arsip Desa Gunungsari” ini dengan lancar.

            Laporan  ini,disusun dalam rangka memenuhi tugas dan sebagai sarana untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai kearsipan .laporan study lapangan  ini disusun,berdasarkan atas kunjungan study yang penulis laksanakan di tempat yang menjadi tujuan penelitian.

            Penulis juga berterima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyusunan Laporan ini,pihak-pihak tersebut adalah:

1.      Kepala sekolah smk pancasila 6 jatisrono

2.      Ibu lena selaku guru pembimbing.

3.      Orangtua tercinta.

4.      Bpk/ibu guru smk pancasila 6 jatisrono para pembaca yang budiman.

            Dan semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan study lapangan ini sehingga dapat  terselesaikan dengan lancar.penulis  mengharapkan kritik dan  saran dari semua pembaca sehingga penulis dapat.mengetahui kekurangan dari laporan  ini.

Sekian kata pengantar dan ucapan terimakasih dari penyusun,jika terdapat kesalahan dalam

Penulisan laporan  ini,penulis memohon maaf.

Jatisrono,               ,           ,2012

Penulis

Daftar isi

Halaman judul..........................................................................................................	I
Motto.....................................................................................................................	Ii
Persembahan...............................................................................................................	Iii
Kata pengantar........................................................................................................	Iv
Daftar isi......................................................................................................................	V
BAB I PENDAHULUAN.............................................................................
1.Latar Belakang...............................................................................................	1
2.Rumusan Masalah................................................................................................	2
3.Tujuan Penulisan............................................................................................	2
BAB II LANDASAN TEORI.......................................................................
BAB III PEMBAHASAN...........................................................................
BAB IV PENUTUP 1.         Kesimpulan.................................................................................................. 2.         Saran.................................................................................................................
BAB V DAFTAR PUSTAKA.....................................................................

BAB 1 PENDAHULUAN

A.    Latar belakang

            Sebuah instansi pemerintahan atau swasta dalam melakukan suatu pekerjaan dan kegiatan pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan informasi, salah satunya adalah kearsipan.data kearsipan sanaglah di perlukan bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta demikian juga dengan kantor desa gunungsari.salah satu kunci dari kelancaran organisasi perkantoran terletak pada pengolahann data kearsipan yang sistematis ,sederhana, dan efisien.pengolahan data kearsipan sangat penting agar sewaktu-waktu apabila arsip di perlukan dapat diketahui persis keberadaannya dan dapat denan mudah di temukan.karena arsipp merupakan pusat dokumentasi dari suatu kegiatan yang berlangsung dan temppat mencari berbagai keterangan yangg di perlukan bagi tindakan atau putusan yangg akan datang dalam suatu instansi.oleh karena itu pengolahan data kearsipan yang meliputi penyimpanan ,pemeliharaan ,dan penggunaan arsip merupakan hal yang mutlak di perlukan.

            Pada awalnya orang mengenal arsip hanya setumpuk kertas yang tidak berharga,tapi sekrang merupakan hal yang penting dalam sebuah kantor atau instansi,baik instansi pemerintah atau instansi swasta.arsip tidak hanya berupa kertas tetapi juga dapat berupa film ,kaset,slide,video,disket, dan fotocopy yang tersimpan serta di pelihara selama di perlukan jangka waktu tertentu.

            Dapat di katakan bahwa dimana ada kegiatan manusia di situ akan terdapat arsip,karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat.dengan adanya arsip memungkinkan seorang mampu mengingat setiap dokumen dan catatan yang begitu ompleks ,teruama pengolahan adminitrasi dan organisasi yang cakupanya luas.

            Bukti atau rekaman yang di perlukan dan dihasilkan dari setiap kegiatan itulah ,yang kita tata secara sistematis agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan bilamana sewaktu-waktu di perlukan untuk kelancaran pekerjaan sebuah instansi pemerintah maupun instansi swasta, perlu adanya kearsipan yang teratur dan tertib sebagai alat informasi dan referensi serta pengingat yang dapat membantu suatu organsasi atau instansi dalam melancarkan kegiatanya.

            Dengan demikian tampaklah bahwa kearsipan sanagt penting dalam memajukan sebuah organisasi dan memperlancar kegiatanya .hal inilah yanng membuat penulis tertarik untuk mengambil judul” Pengolahn Data Kearsipan Desa Gunungsari”

B.     Perumusan masalah

1)      Apakah pengertian kearsipan ?

2)      Bagaimana cara pemeliharaa dan pengendalian arsip/murkat di desa Gunungsari?

3)      Apakah filling system yang di gunakan di Desa Gunungsari tersebut?

C.    Tujuan

1)        Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahas inggris di sebut file sedangkan kearsipan di sebudt filling. Dengan demikian kearsipan adalah suatu kegiatan mulai dari penerimaan pencataan,penyimpanan,dengan menggunakan system tertentu , menemukan kembali dengan cepat dan tepat,penggunaan da pemeliharaan ,penyusutan dan pemusnahan arsip,

2)        Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti ruangan lemari,rak filling cabinet dan lainnya. Selain melakukan pemeliharaan,kearsipan harus mampu mengendalikan surat/warkat dengan jalan membuat catatan khusus atau format tertentu sehingga arsip benar-benar terkendali

3)        Arsip pusat,arsip yang di simpan secara sentralisai yaitu berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah

a.       Arsip unit ,arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintahan

4)        Desa gunungsari menggunakan filling system abjad ,yaitu penyimpanan arsip berdasarkan abjad alfabet di susun mulai dari a-z, aa sampai zz dan seterusnya

D.    Metode peulisan

            Dalam menyusun tugas akhir ini penulis menggunakan metode pengembangan proyek.dalam pengumpulan data atau informasi itu sendiri penulis menggunakan metode sebagai berikut:

1.      Wawancara

            Adalah pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dengan melakukan tanya jawab kepada pihak yang berwenang.

2.      Pengamatan

            Penulis melakukan tinjauan langsung guna mengetahui keadaan yang sebenarnya dan sistem pengarsipan yang dilakukan.

3.      Kepustakaan

            Penulis mengambil dari berbagai sumber yang berkaitan denagn permasalan yang di bahas

E.     Tempat          

            Desa Gunungsari Kecamatan Jatisrono

BAB II

LANDASAN TEORI

            Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi khususnya perusahaan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi negeri maupun swasta.

Dibawah ini beberapa pendapat para ahli mengenai definisi arsip :

Menurut undang – undang no. 7 tahun 1971 tentang ketentuan – ketentuan pokok kearsipan bab i pasal 1, arsip adalah : naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan – badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

            Menurut the liang gie (200:20) yaitu arsip sebagai kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

            Menurut t. R. Schellenberg (the liang gie, 1979, 217) “the term „archives‟ may now be defined as follow : “those records of any public or private institution which adjudged worthy of permanent preservation for reference and research purpose and which have been deposited or have been selected for deposit in on.archival institution”. (istilah “arsip” dapatlah kini dirumuskan sebagai berikut: “warkat-warkat” dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

            Menurut drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

            Menurut maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

            Dari segi bahasa secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “arche” yang berarti “permulaan”, menjadi “ta archia” selanjutnya menjadi “archeon” yang berarti “gedung pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “archifium”.

Jenis – jenis Arsip Menurut Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya.

            1. Menurut subjek atau isinya

a. Arsip Keuangan

            Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, daftar gaji.

b. Arsip Kepegawaian

            Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat – surat pengangkatan pegawai, absensi pegawai.

c. Arsip Pemasaran

            Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang.

            d. Arsip Pendidikan

            Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah pendidikan seperti Garis – Garis Besar Program Pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.

            2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya

a. Surat

            Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan , notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, bon penjualan.

b. Pita rekaman

c. Piringan hitam

d. MikroFilm

            Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Cetakan mikrofilm tersebut disebut hard copy.

3. Arsip menurut sifat kepentingannya

            a. Arsip nonessensial

            Arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal - hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama (tidak penting).

            Contohnya antara lain : Surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota tentang hal - hal yang tidak penting, dan lain - lain.

b. Arsip yang diperlukan (useful archieves)

            Arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3 tahun).

            Contohnya antara lain : Surat perintah jalan, surat keterangan pegawai, surat telegram, dan lain - lain.

c. Arsip penting (important archieves)

            Arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan.

            Contohnya antara lain : Surat keputusan (pengangkatan, pemindahan, pemberhentian), daftar sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain - lain.

d. Arsip vital (vital archieves)

            Arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama - lamanya.

            Contohnya antara lain : Akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, dokumen - dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk pegawai, dan lain - lain.

4. Arsip menurut fungsinya

a. Arsip dinamis

            Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari. Arsip ini dapat dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan kegunaannya yaitu :

1) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

3) Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari - hari.

b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.

PEMELIHARAAN   

            Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan.

A.    Pengaturan Ruangan

B.     Menjaga Kebersihan Ruangan dan Arsip

C.     Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip

D.    Pemeliharaan arsip itu sendiri

           

BAB III

PEMBAHASAN

1.      Pengertian Arsip

            Arsip adalah : naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan – badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2.      Pencataan arsip pada kantor Desa Gunungsari

Sistem pencatatan arsip yang di gunakan oleh petugas kearsipan gunung sari adalah dengan menggunakan kartu kendali ,sedangkan untuk penyimpanan sendiri menerapkan sistem lateral yang berdasarkan pokok permasalahan di antaranya : umum,pemerintahan, politik,keamanan ketertiban ,kesehjahteraan ,perekonomian,pekerjaan umum dan ketenagakerjaan,pengawasaan ,kepegawaian,keuangan untuk memepermudah dan memepercepat pencarian data apabila sewaktu-waktu di perlukan sesuai nomor/angka.

Adapun sarana pencatatan arsip yang di pakai oleh kantor desa gunungsari adalah sebagai berikut:

1.      Kartu kendali

Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar dapat berfungsi pula sebgai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip,yang terdiri dari kode permasalahan ,nomor urut,perihal,isi ringkas,tanggal surat, nomor surat,dan tanggal di terima

i)        Kartu kendali surat masuk terdiri dari empat(4)warna yaitu putih,hijau,kuning,dan merah.

·         Kartu kendali warna putih disimpan dan ditata di unit kearsipan sebagai arsip dan alat pengontrol

·         Kartu kendali warna hijau disimpan dan ditata di unit klearsipan berdasarkan instansi pengirim

·         Kartu kendali warna kuning disimpan di unit pengolahan sebagai tanda bukti penerimaan naskah dinas yang masuk

·         Kartu kendali warna merah disimpan di unit pengolahan menuurut masalahnya.

ii)      Katu kendali surat keluar terdiri dari tiga(3) warna yaitu: putih,kuning dan merah

·         Kary kendali warna putih disimpan di unit kearsipan disusun menurut klasifikasi masalah

·         Kartu kendali warna kuning direkatkan pada arsip/naskah surat

·         Kartu kendali warna merah diimpan di unit pengolah di susun menurut klasifikasi masalah

            Adapun cara penanganan surat masuk pada kantor Desa Gunungsari menggunakan kendali sebagai berikut:

1.      petugas kearsipan memeriksa,meneliti kebenaran alamat yang di tuju.

2.      surat di buka dengan membubuhkan cap tannggal waktu penerimaan selanjutnya dicatat dikartu kendali masuk

3.      surat masuk di catat di kartu posisi ,kartu diposisi beserta surat masuknya direkatnya dengan kartu kendali warna mearah dan hijau

4.      surat masuk setelah dicatat di kartu kendali dan posisi di teruskan kecamat

            Sedangkan tata cara penanganan surat keluar di desa gunungsari adalah sebagai berikut:

1.      Unit pengolahan membuat konsep surat keluar sesuai intruksi/perintah dari camatdan di bubuhi parafcamat,selanjutnya surat yang telah di tandatangani oleh camat di teruskan kebagian pencatatan untuk diberikan nomor surat keluar dengan membubuhkan cap jabatan pada paraf camat.surat keluar dikirim sesuai alamat yang dituju dengan dilampirkan lembar pengantar.

2.      Kartu diposisi

Sebagai sarana untuk memberikan informasi kepada camat dan perintah arau petunjuk dari camat kepada bawahan tentang penanganan naskah dinas .lembardiposisi dilekatkan pada naskah dinas,lembar posisi warna merah yang telah kembali  dari camat di sobek dan disimpan di unit pengolah disusun menuruturutan waktu yakni tanggal,bulan,tahun,pada folder sebagai alat kontrol penyelesaian naskah dinas,sedangkan lembar disposisi warna putih tetap menempel pada suratnya.

3.      Lembar pengantar

Formulir ang di gunakan sebagai alat penyampaian surat atau naskah dinas keluar

3.      Penyimpanan arsip pada kantor Desa Gunungsari

            Sarana penyimpanan arsip yan digunakan oleh kantor “Desa Gunung Sari” adalah lemari arsip,filling cabinet yang terbuat dari besi yang sudah dibakukan dan rak arsip.jumlah dan macamnya dapat disesuikan dengan kebutuhan penyimpanan ,misalnya untuk arsip ,peta kartu-kartu dan sebagainya.penyimpanan arsip aktif mengikuti asas desentralisali yaitu penyimpanan yang dilakukan pada unit pengolah di tempat/kantor yang sama.

            Dalam penyimpanan arsip yang aktif di kantor desa gunungsari

a)      Arsip aktiif disimpan dan disusun di unit pengolah

b)      Arsip disimpan dalam map folder sesuai dengan kebutuhan ,kemudian disimpan dalam lemari arsip/filling cabinet dan ditata berdasarkan kode klasifikasi masalah

Sedangkan penyimpanan arsip inaktif dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a)      Arsip inaktif didaftar  dalam buku pertelaan ,berkas-berkas disusun dan didata berdasarkan kode tanggal dan tahun surat

b)      Berkas arsip dibungkus dengan kertas aspal dan diberi catatan label mengenai isi masalahnya pada masing-masing bungkusan.

            cara penyimpanan arsip pada lemari dilakukan denagan cara lateral,yaitu menyimpan himpunan-himpunan/berkas arsip sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian isi/punggungnya,seperti menyimpan map order,boks arsip dan buku-buku diperpustakaan

4.      Peralatan kearsipan yang di gunakan oleh kantor desa gunungsari

          Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya

sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang

ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk

penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

            (a) Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk

menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap

folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih

dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik

dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa

tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi

mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam

filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat

memuat banyak lembaran arsip.

            (b) Folder

            Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat

panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu

kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio,

tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak

dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian

yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau

indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

            (c) Guide

            Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan

sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide

terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode,

tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu

sendiri.

            Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian

pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk

menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk

menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian

seterusnya.

            (d) Filing Cabinet

            Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat

panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan

berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki

gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung

dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci

tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet,

lateral filing cabinet, dsb.

            (e) Almari Arsip

            Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.

Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam

almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet

kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan

arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.

            (f) Berkas Kotak (Box file)

            Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai

arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya diperbgunakan untuk menyimpan

arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak

ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke

samping).

            (g)Rak Arsip

            Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk

menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara

vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan,

dan seterusnya kebawah

            (h) Rotary Filling

            Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk

menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

            (i) Cardex (Card Index)

            Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu

dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu

yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah

dilihat.

BAB IV PENUTUP

A.    Kesimpulan

            Penyelenggaran arsip pada kantor desa gunung sari meliputi tahapan-tahapan pengolahan arsip yang satu sama lain saling terkait dan mendukung,sehingga membutuhkan penanganan secara baik,terencana konsepsianal,dan secara profesional.

            Untuk kelancaran pengolahan kearsipan pada kantor desa gunungsari dibutuhkan keahlian dan pemahaman tersendiri mengenai prosedur pengarsipan agar suatu saat arsip yang diperlukan dapat denagn mudah ditemukan kembali

            Dengan adanya penyimpanan yang baik yakni pemberkasan ,penataan ,dan penenpatan arsip yang sistematis dapat membudahkan penemuan kembali arsip yang diperlukan.,arsip yang disimpan perlu di pelihara yang bertujuan untuk menjaga arsip agar tida cepat rusak atau terjadi kehilangan baik secara alamiah maupun oleh kelalain petugas

            Pemusanahan arsip tidak sembarangandilakukan ,melainkan harus sesuai dengan prosedur yang adaagar tidak terjadi kesalahan dalam pemusnahan arsip yang kemudian hari masih dibutuhkan

B.     Saran

Berdasarkan analisis pembahasan yang telah dilakukan maka penulis membrikan saran sebagai berikut:

1.      Adanya peningkatan kedisiplinan bagi petugas kearsipan maupun staff yang lainya ketika berada di ruang penyimpanan ataupun ketika melakukan penyelenggaraan kearsipan yaitu denagn mematuhi peraturan yang ada.

2.      Hendaknya pengolahan kearsipan dilakukan dan didukung dengan menggunakan sistem komputerisasi agar penanganan data tersebut dapat dilakukan dengan lebih mudah ,cepat dan akurat

3.      Perlu adanya perbaikan kembali dalam penataan dan penyusunan dokumen-dokumen arsip dalam almari arsip maupun rak arsip agar terlihat rapi dan memeudahkan penemuan kembali arsip tersebut

BAB V DAFTAR PUSTAKA

www.ebookpdf.com/riskaftma-unikom-pdf

www.yantoes.blogdetik.com/contoh-makalah-kearsipan/

www.ui.ac.id/pustakaebook-pdf/arsip

bpadjogja.info/file/dd169a743b16062595cbaddbf216c4df.pdf rusidi

kata kkunci: contoh laporan, contoh laporan study lapangan, contoh makalah, contoh makalah,contoh karya tulis, contoh karya tulis, contoh maklah, contoh makalah , contoh karya tulis masyarakat sosial, contoh kearsipan, contoh kearsipan, ddesi, wiidayawati,laporan desi widyawati, contoh makalah kearsipan smea,, contoh kearsipan, laporan kearsian, laporan kearsipan, laporan pkl, laporan pkl, makalah, makalah kearsipan, pengertian kearsipanm